Privacy statement Interm Services

Vanaf 25 mei 2018 is de nieuwe Europese privacywet van kracht: de Algemene Verordening Gegevensbescherming, ofwel de AVG. Wij hebben ons privacy statement in overeenstemming gebracht met deze nieuwe regels en blijven zoals voorheen zorgvuldig omgaan met alle persoonsgegevens die wij verwerken.

In dit privacy statement wordt uitgelegd wat persoonsgegevens zijn, welke persoonsgegevens door Interm Services worden verwerkt en met welk doel en op welke manier dit gebeurt. Ook wordt uitgelegd welke rechten betrokkenen hebben en hoe deze rechten kunnen worden uitgeoefend.

Interm Services is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens, zoals beschreven in dit privacy statement. Dit privacy statement is van toepassing op (aanstaande) kandidaten, werknemers, zelfstandigen zonder personeel, gebruikers van de websites van Interm Services en op vertegenwoordigers van zakelijke relaties.

Wie is Interm Services?

Interm Services B.V. is gevestigd in Barendrecht aan de Brugge 22, 2993LB en is samen met de aan haar gelieerde ondernemingen actief als zakelijke dienstverlener die gespecialiseerd is in de flexibele inzet van kennis en capaciteit in de bouw en techniek.

Interm Services neemt bij haar dienstverlening de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens en de bescherming van deze gegevens serieus en leeft de toepasselijke wet- en regelgeving vanzelfsprekend na.

Wat zijn persoonsgegevens?

Onder persoonsgegevens wordt verstaan alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals bijvoorbeeld contactgegevens en curriculum vitae (‘CV’). Bijzondere persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld gegevens over ras of etnische afkomst, strafrechtelijk verleden, religieuze of levensbeschouwelijke overtuiging, vakbondslidmaatschap, gegevens over gezondheid of seksueel gedrag.

Welke persoonsgegevens verwerkt Interm Services en met welk doel?

Interm Services verwerkt persoonsgegevens voor diverse doeleinden. Zo verwerkt Interm Services persoonsgegevens bij het zoeken naar kandidaten voor haar opdrachtgevers en in het kader van het sluiten en uitvoeren van overeenkomsten.

Daarnaast is Interm Services soms wettelijk verplicht bepaalde persoonsgegevens te verwerken. In andere gevallen baseert Interm Services zich op een gerechtvaardigd belang of dat van een andere partij, zoals bijvoorbeeld van een opdrachtgever.

Interm Services verwerkt in principe geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij dit noodzakelijk is, bijvoorbeeld gegevens van medische keuringen voor specifieke functies en enkel indien hiertoe voor Interm Services een wettelijke grondslag bestaat.

Aan het einde dit privacy statement is een overzicht opgenomen van de doelen van de verwerkingen met de daarbij te verwerken persoonsgegevens.

Wanneer deelt Interm Services persoonsgegevens?

Binnen de organisatie

Interm Services deelt persoonsgegevens binnen de eigen organisatie alleen met medewerkers die geautoriseerd zijn om toegang te hebben tot deze gegevens. Alle medewerkers zijn onderworpen aan geheimhouding.

Met opdrachtgevers

Interm Services deelt persoonsgegevens van kandidaten en medewerkers met opdrachtgevers. Bij het voorstellen van kandidaten en medewerkers aan (potentiële) opdrachtgevers, gebruikt Interm Services een Interm Services Profiel/CV dat door medewerkers van Interm Services op basis van de door betrokkenen verschafte informatie is opgesteld.

Met verwerkers

Net zoals iedere onderneming, werkt ook Interm Services samen met andere bedrijven die betrokken zijn bij de verwerking van persoonsgegevens, zogenaamde verwerkers. Dit zijn bijvoorbeeld softwareleveranciers die de systemen leveren waarmee wij werken. Interm Services sluit met alle verwerkers van persoonsgegevens verwerkersovereenkomsten af en beoordeelt vooraf de beveiligingsmaatregelen en de naleving van de privacyregelgeving. De Functionaris voor gegevensbescherming die door Interm Services is aangesteld, ziet hier bovendien periodiek op toe, alsmede op naleving van de gesloten verwerkersovereenkomsten.

Met andere verantwoordelijke partijen

Interm Services werkt met externe partijen samen die diensten aanbieden waarbij persoonsgegevens uitgewisseld kunnen worden. Dit zijn bijvoorbeeld partijen die cursussen verzorgen. Interm Services maakt met deze partijen afspraken over het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens en deelt uiteraard enkel gegevens op het moment dat daar een gegronde reden voor is.

Interm Services verstrekt op verzoek van politie en justitie uitsluitend persoonsgegevens indien daartoe een wettelijke verplichting bestaat.

Geeft Interm Services persoonsgegevens door buiten de Europese Economische Ruimte (EER)?

Nee, Interm Services geeft geen persoonsgegevens buiten de EER door.

Hoe lang bewaart Interm Services persoonsgegevens?

Interm Services bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het bereiken van haar doelen. In sommige gevallen is Interm Services gehouden persoonsgegevens voor een langere periode te bewaren, bijvoorbeeld vanwege fiscale verplichtingen. Na afloop van de bewaartermijn, of naar aanleiding van geslaagde verwijderverzoeken van betrokkenen, verwijdert Interm Services de persoonsgegevens uit haar systemen.

Voor de twee onderstaande situaties hanteert Interm Services de volgende bewaartermijnen:

Recruitment via externe bronnen: maximaal 28 dagen nadat betrokkenen door Interm Services zijn gevonden, neemt Interm Services contact met hen op om haar interesse in betrokkenen kenbaar te maken;

Persoonsgegevens van kandidaten die niet voor Interm Services werkzaam zijn of zijn geweest maar wel blijk hebben gegeven van hun interesse in Interm Services: 2 jaar na de datum van opname van de persoonsgegevens in de administratie van Interm Services, tenzij door de betrokkene toestemming wordt gegeven deze termijn te verlengen.

Welke rechten hebben betrokkenen?

Betrokkenen kunnen de volgende rechten uitoefenen:

Intrekking van gegeven toestemming voor verwerking van persoonsgegevens;

Inzage in persoonsgegevens;

Correctie van onjuiste persoonsgegevens;

Verwijdering van persoonsgegevens als Interm Services deze niet langer nodig heeft;

Bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang van Interm Services of een andere verwerkingsverantwoordelijke, als betrokkenen zwaarwegende redenen hiervoor hebben;

Beperking van de verwerking van persoonsgegevens in bij wet bepaalde gevallen;

Gegevensoverdracht van eigen persoonsgegevens die aan Interm Services zijn verstrekt in bij wet bepaalde gevallen;

Klacht indienen over de verwerking van persoonsgegevens door Interm Services bij de nationale toezichthoudende autoriteit.

Voornoemde rechten kunnen uitsluitend worden uitgeoefend ten aanzien van de eigen persoonsgegevens. Het is niet toegestaan deze rechten uit te oefenen ten aanzien van persoonsgegevens van anderen. Interm Services kan hiervoor aan betrokkenen vragen zich nader te identificeren.

Uitoefenen van deze rechten

Betrokkenen kunnen ook contact opnemen met de Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) van Interm Services via info@interm.services of via 0850 026 042. Ook met betrekking tot klachten over de verwerking van persoonsgegevens kan contact worden opgenomen met de FG.

Worden voornoemde rechten altijd uitgeoefend?

Interm Services respecteert de rechten van betrokkenen ten aanzien van hun persoonsgegevens. Sommige rechten kunnen altijd worden uitgeoefend; andere slechts onder bepaalde voorwaarden. Interm Services kan bijvoorbeeld het verzoek van betrokkenen om hun persoonsgegevens te verwijderen niet inwilligen als er een wettelijk verplichting bestaat om die persoonsgegevens gedurende een bepaalde periode te bewaren.

Beveiliging van persoonsgegevens

Interm Services treft passende technische en organisatorische maatregelen om de privacy van betrokkenen en de vertrouwelijkheid van hun persoonsgegevens te beschermen.

De infrastructuur van Interm Services wordt gescand op virussen, schadelijke software en inbraakpogingen. Bovendien verstuurt Interm Services persoonsgegevens te allen via een beveiligde internetverbinding. Interm Services heeft beleid en procedures opgesteld voor het tijdig melden van datalekken.

Hiernaast heeft Interm Services in haar systemen geborgd dat niet iedereen binnen haar organisatie toegang heeft tot persoonsgegevens. De toegang is beperkt tot Interm Services-medewerkers voor wie de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

Wat zijn cookies en andere soortgelijke technische gegevens?

Een cookie is een klein bestand dat op de computer van websitebezoekers wordt opgeslagen. Bij een vervolgbezoek op de website kunnen deze cookies worden herkend. Meer hierover is te lezen in de cookie policy van Interm Services.

Naast cookies maakt Interm Services gebruik van andere technische gegevens op haar websites, bijvoorbeeld websitestatistieken, waarmee het gebruik en het gedrag van bezoekers van deze website kunnen worden geanalyseerd. Interm Services kan zo haar website en dienstverlening optimaliseren.

Contact opnemen met Interm Services?

Voor vragen naar aanleiding van dit privacy statement kunnen betrokkenen zich wenden tot het Interm Services hoofdkantoor in Barendrecht of info@interm.services of via 0850 026 042.

Melding (mogelijke) inbreuk op de beveiliging?

In geval van een (mogelijke) inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens worden betrokkenen verzocht Interm Services daarover zo spoedig mogelijk te informeren via info@interm.services vermelding van ‘Datalek’ in de onderwerpregel van het bericht.

Wijzigingen in dit privacy statement

Interm Services kan haar privacy statement aanpassen. Wijzigingen worden op deze website gepubliceerd.

Overzicht doelen van verwerkingen en te verwerken persoonsgegevens

Bij het bezoeken en gebruiken van de website(s) van Interm Services

Doelen van de verwerking

Online reageren door een betrokkene met het doel bij Interm Services bekend te raken om bemiddeld te worden bij een van de (potentiele) opdrachtgevers van Interm Services (inschrijven, contactformulier verzenden e.d.)

Online reageren door een betrokkene met het doel door Interm Services bemiddelde kandidaten voorgesteld te krijgen (aanvraag indienen, profiel opvragen, contactformulier indienen e.d.)

Het verbeteren van de dienstverlening van Interm Services.

Persoonsgegevens die worden verwerkt:

Door betrokkenen vrijwillig verstrekte persoonsgegevens zoals voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer en in sommige gevallen zoekcriteria, Uittreksel KVK, polisblad aansprakelijkheidsverzekering, VCA diploma, eventuele overige documenten die door betrokkenen worden toegevoegd;

Door betrokkenen vrijwillig verstrekte persoonsgegevens op sociale media van Interm Services, zoals reacties bij berichten en advertenties en privé berichten via sociale media.

Cookies- en soortgelijke technische gegevens zoals beschreven in de het cookiebeleid van Interm Services;

Werving & selectie van kandidaten

Doelen van de verwerking

Het zoeken en benaderen van potentiele kandidaten op initiatief van Interm Services met als doel hen in te schrijven bij Interm Services en tot een bemiddeling te komen

Persoonsgegevens die worden verwerkt

Contactgegevens, profiel en CV, motivatiebrief, zoek/selectiecriteria, beschikbaarheid, certificaten, diploma’s, referenties en sociale media profielen

Acquisitie van opdrachtgevers

Doelen van de verwerking

Het zoeken en benaderen van potentiele opdrachtgevers met als doel een zakelijke relatie tot stand te brengen en kandidaten te bemiddelen;

Inzicht krijgen naar de vraag in de arbeidsmarkt.

Persoonsgegevens die worden verwerkt

Contactgegevens van vertegenwoordigers van bestaande en potentiele opdrachtgevers, gegevens over de sector waarin de opdrachtgever werkzaam is, openstaande vacatures en gezochte profielen;

Gegevens over de betrokken sector, aard van uitstaande vacatures en gewenste profielen.

Solliciteren/aanmelden en inschrijven bij Interm Services (via de website dan wel telefonisch)

Doelen van de verwerking

Voor de beoordeling van de geschiktheid en beschikbaarheid van een kandidaat voor een opdracht;

Voor het opstellen en delen met opdrachtgevers van een CV/profiel en eventuele diploma’s en certificaten van betrokkenen op basis van een door Interm Services aangehouden format;

Voor de selectie van kandidaten voor vacatures van Interm Services en opdrachtgevers;

Voor het aanmaken van digitale dossiers van betrokkenen;

Om de tevredenheid van betrokkenen te waarborgen door middel van tevredenheidsonderzoeken;

De volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

Persoonlijke gegevens: voor- en achternaam, geboortedatum, geslacht, nationaliteit;

Contactgegevens: woonadres, e-mailadres, telefoonnummer;

Opleiding en vaardigheden: opleidingen, trainingen, diploma’s, certificaten, cijfers, expertise, taalvaardigheid, lidmaatschap van professionele verenigingen;

Werkhistorie: vorige en huidige werkgevers, functies en ervaring;

Sociale mediagegevens: link naar sociale media profielen van betrokkenen;

Sollicitatiegegevens: CV, motivatiebrief, vacature, gewenst aantal uren, vervoersvoorkeuren, bezit van een rijbewijs;

Extra persoonsgegevens die betrokkenen aan Interm Services verstrekken, zoals een foto;

Notities en contactmemo’s van Interm Services medewerkers;

Beoordeling van de geschiktheid en beschikbaarheid: opleiding, ervaring, functie- en budget gerelateerde criteria;

Voor het opstellen en delen met opdrachtgevers van CV’s van betrokkenen op basis van het door Interm Services aangehouden template, voor- en achternaam, geboortedatum, woonplaats, geslacht, nationaliteit, profiel, relevante opleidingen en cursussen, werkervaring, talen en gereedschap;

Selectie van kandidaten: opleiding, ervaring, vaardigheden, referenties, gereedschappen, functie- en budget gerelateerde criteria;

Digitaal dossier: CV’s en overige documenten, zoals diploma’s, certificaten, uitslagen eventuele geschiktheidstesten, (sollicitatie)gespreksaantekeningen, notities en voortgangsrapportage van sollicitaties/bemiddelingen;

Tevredenheidsonderzoek: mobiele telefoonnummer en/of e-mailadres;

Pre-employment screenings: relevante diploma’s, referenties van voorgaande werkgever(s), integriteitsverklaringen, verklaringen omtrent gedrag, nevenfuncties, verklaringen privébeleggingen, kredietchecks en (bankiers)eed of geloften;

Pre-employment assessment: contactgegevens betrokkenen, assessmentrapportage.

In het kader van opdrachtovereenkomsten of arbeidsovereenkomsten

Doelen van de verwerking

Registratie van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de naleving van wet- en regelgeving;

Uitvoeren van overeenkomsten;

Delen van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de naleving van wet- en regelgeving met opdrachtgevers van Interm Services;

Voor het faciliteren van werken in het buitenland.

De volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

Aanmaken van een digitaal dossier: persoonsgegevens die op basis van bijvoorbeeld arbeidswetgeving en fiscale- en socialezekerheidswetgeving moeten worden verwerkt en documenten nodig voor de administratie van Interm Services zoals contactgegevens en diploma’s;

Employment screeningsgegevens: verklaringen omtrent gedrag, referenties, integriteitsverklaring, geheimhoudings- en integriteitsverklaringen, nevenfuncties en certificeringen;

Employment testgegevens: contactgegevens, assessmentrapportage;

Financiële gegevens: bankrekeningnummers, tarieven van ZZP’ers;

Overige gegevens die gerelateerd zijn aan het opstellen van de personeels-, salaris- en verzuimregistratie zoals beschikbaarheid, kenteken leaseauto;

Werken in of vanuit het buitenland: persoonsgegevens noodzakelijk voor bijvoorbeeld het verzorgen van vervoer, werkvergunningen en visa, belastingen, huisvesting en scholing en Burgerservicenummers.

Social media, online marketing, evenementen en nieuwsbrieven

Doelen van de verwerking

Generen van interesse voor Interm Services via online marketing, direct mailings en social media kanalen;

Het creëren van interactie met betrokkenen via bijvoorbeeld social media;

Het organiseren van activiteiten en evenementen met als doel binding met kandidaten, werknemers, vertegenwoordigers van zakelijke relaties en gebruikers van de websites van Interm Services te stimuleren;

Om expertise, knowhow en interessante onderwerpen met betrokkenen uit te wisselen.

De volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

Contactgegevens, e-mailadressen, interesses, vacatures, reacties van betrokkenen, persoonsgegevens noodzakelijk voor het verzorgen van vervoer en dieetwensen;

Aangaan en onderhouden van zakelijke relaties met leveranciers

Doel van de verwerking

Om overeenkomsten te sluiten en uit te (laten) voeren;

Om offertes en informatie van leveranciers te ontvangen over hun dienstverlening.

Deze persoonsgegevens worden verwerkt:

Contactgegevens van vertegenwoordigers van zakelijke relaties: naam, e-mailadres en telefoonnummer.

Overige interne doelen

Doel van de verwerking

Het behalen en behouden van certificeringen en kwaliteitsstandaarden;

Mogelijk maken van audits

Interne rapportages

Het aanvragen van subsidies e.d.

Deze persoonsgegevens worden verwerkt

Uitgangspunt voor de verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van overige interne doelen is dat het gebruik van direct identificeerbare gegevens tot het minimum wordt beperkt.